La documentación gráfica o textual de procesos es fundamental en cualquier organización porque proporciona un panorama general del proyecto, a la vez que permite identificar áreas de oportunidad, brindando una base de trabajo estándar.

El contar con unos procesos documentados y accesibles para todos, proporciona las siguientes ventajas:

• Estandarización. Contar con una documentación completa, asegura que los procesos se lleven a cabo de manera uniforme, independientemente de quién los ejecute, reduciendo errores y variaciones en los resultados.
• Mejora continua. Una vez definidos los procesos, es más fácil identificar ineficiencias, cuellos de botella y oportunidades de optimización, fomentando una cultura de mejora continua.
• Capacitación y transferencia de conocimiento. Sirve como una herramienta esencial para facilitar el entrenamiento de nuevos empleados y transferir conocimiento entre equipos, reduciendo la dependencia de individuos clave.
• Cumplimiento y auditoría. Ayuda a cumplir con regulaciones, normativas legales y estándares de calidad, al proporcionar evidencia tangible de cómo se realizan las actividades.
• Facilita la toma de decisiones. Proporciona datos y una visión clara de las operaciones, lo que permite a los líderes tomar decisiones informadas basadas en una comprensión precisa de los procesos.
• Automatización. La documentación detallada es un paso previo esencial para identificar qué partes de los procesos pueden ser automatizadas o digitalizadas, lo que aumenta la eficiencia y reduce costos.
• Gestión de riesgos. Permite identificar y reducir riesgos asociados con los procesos, ya que proporciona una visión integral de las dependencias y los puntos críticos.
• Soporte en escenarios de cambio. En caso de fusiones, adquisiciones, o cambios organizacionales, la documentación de procesos es una herramienta clave para integrar operaciones y adaptarse a nuevas realidades de negocio.

Representan el flujo de trabajo, ya sea de un proceso, sistema o algoritmo informático, describiendo paso a paso cada una de las etapas. Este, utiliza símbolos estándar, como rectángulos, óvalos, flechas, rombos y otras figuras para establecer el flujo y la secuencia.

Resultan ideales para procesos simples y fáciles de entender por un público en general, de ahí su gran utilización.

Se encuentran relacionados con otros diagramas como son el de flujo de datos (DFD) o la notación del lenguaje unificado de modelado (UML).

La Notación de Modelado de Procesos de Negocio (BPMN) es un estándar ampliamente usado para modelar procesos de negocio, el cual utiliza distintos elementos como son objetos de flujo, objetos de conexión, artefactos y carriles para indicar la operación del proceso, permitiendo la comunicación entre equipos técnicos y no técnicos.
Cabe señalar que estar herramienta es compatible con herramientas de automatización.

Tomado de las siglas en inglés de Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers; estos diagramas utilizan los elementos clave de un proceso, como son proveedores, entradas, el proceso central, salidas y clientes para obtener así una visión general de los procesos y sus interacciones.

Aunque es meramente un tablero, otras técnicas como Six Sigma se apoyan en estos diagramas, ya que permite comprender todos los factores del estado actual de un proceso, los esfuerzos involucrados y los verdaderos clientes; pudiendose entender como un mapa de flujo de valor.

Tomado de sus siglas en inglés Unified Modeling Language, fue creado entre varios corporativos relacionados al desarrollo de software para crear un lenguaje de modelado visual común, lo suficientemente robusto para soportar la arquitectura, el diseño y la implementación de sistemas de software complejos.

Aunque también se ha utilizado en procesos de fabricación y líneas de ensamblaje, dada su particularidad de permitir una interoperabilidad de herramientas de modelado visual.
Est incluye casos de uso, diagramas de actividad y diagramas de secuencia, entre otros elementos.

Define roles y responsabilidades en un proceso asignando categorías (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado). Ayuda a clarificar quién hace qué en cada etapa del proceso.

Más que una herramienta de modelado y documentación, es, una matriz de consulta de responsabilidades, por lo que puede usarse como un documento adicional en la documentación formal del proceso.

Aunque por la misma naturaleza de nuestra labor, muchas veces utilizamos la notación UML para el desarrollo y documentación de proyectos de desarrollo de software, pero por ser esto particular a nuestro giro, su uso es limitado a esta particular área.

En el resto de las operaciones del resto de las áreas, especialmente las administrativas, partimos del modelado BPMN, pero en ciertos casos tomamos elementos de otras metodlogías como es el mismo UML.